ETBİS aylık bildirimini kim yapar?

ETBİS aylık bildirimini, Ticaret Bakanlığının bildirim kapsamına aldığı ödeme kuruluşları, elektronik para kuruluşları, kargo ve lojistik işletmeleri, e-ticaret aracı hizmet sağlayıcıları ve bazı e-ticaret altyapı aktörleri yapar.

Bu bildirim, kendi internet sitesinde satış yapan her işletmenin otomatik olarak yerine getireceği ETBİS kaydıyla aynı işlem değildir. ETBİS kayıt yükümlülüğü, işletmenin elektronik ticaret faaliyetine ilişkindir. Aylık bildirim ise sipariş, sözleşme, ödeme veya lojistik verisine sahip belirli aktörlerin Bakanlığa istatistik sunmasını hedefler.

Bu nedenle önce işletmenin hangi sıfatla faaliyet gösterdiği belirlenmelidir. Satıcı, aracı hizmet sağlayıcı, ödeme kuruluşu, kargo şirketi ve altyapı sağlayıcının sorumluluğu aynı değildir.

ETBİS aylık bildirimini hangi işletmeler yapar?

ETBİS aylık bildirimini, ilgili mevzuat ve Bakanlık bildirim ekranında kapsamı tanımlanan kurumsal aktörler yapar.

Bu kapsamda ödeme kuruluşları ve elektronik para kuruluşları, elektronik ticaret işlemlerine ilişkin ödeme verilerini bildirim konusu yapabilir. Kargo ve lojistik işletmeleri ise elektronik ticaret siparişlerinin taşınmasına ilişkin istatistikleri sağlar.

E-ticaret aracı hizmet sağlayıcıları, kendi platformlarında gerçekleşen sipariş ve sözleşme bilgileri bakımından bildirim sorumluluğuna girebilir. Pazaryerleri, bu gruba örnek oluşturabilecek işletmelerdir.

E-ticaret altyapısı veya hizmeti sağlayan işletmeler bakımından kapsam, sunulan hizmetin niteliğine göre değerlendirilir. Sadece yazılım lisansı satmakla, sipariş ve sözleşme verisini işletmek aynı hukuki sonucu doğurmayabilir.

Bu ayrım, şirketin kendisini nasıl tanımladığından çok fiilen hangi hizmeti sunduğuyla ilgilidir. “Biz yalnızca teknoloji sağlıyoruz” açıklaması, veri akışında aracı rol üstleniliyorsa tek başına yeterli olmayabilir.

Güncel yükümlülük, şirketin faaliyet modeli ve ETBİS ekranındaki bildirim başlıkları birlikte incelenerek belirlenmelidir. Bakanlığın güncel duyuruları kontrol edilmeden yalnızca eski bir rehbere göre işlem yapılmamalıdır.

ETBİS kaydı ile aylık bildirim arasındaki fark nedir?

ETBİS kaydı, işletmenin elektronik ticaret faaliyetine başlamadan veya faaliyet sürerken sistemde tanımlanmasıdır; aylık bildirim ise belirli verilerin dönemsel sunulmasıdır.

Kendi internet sitesinde ürün satan bir işletme, faaliyet türüne göre ETBİS kayıt yükümlülüğünü değerlendirebilir. Bu değerlendirme, her ay sipariş istatistiği göndereceği anlamına gelmez.

Örneğin kendi sitesinden ay içinde 120 sipariş alan bir marka, satıcı olarak ETBİS kaydına tabi olabilir. Bu sayı, markanın ödeme kuruluşu veya kargo işletmesi gibi aylık bildirim yapan aktör olduğu anlamına gelmez.

Pazaryeri ise çok sayıda satıcının sipariş ve sözleşme süreçlerini yönettiği için farklı bir konumda bulunabilir. Pazaryerinin yükümlülüğü, tek tek satıcıların yükümlülüğüyle karıştırılmamalıdır.

Yanlış: “ETBİS kaydı bulunan herkes her ay Bakanlığa sipariş tablosu gönderir.” Doğru: “Aylık bildirim, kapsamda sayılan veri ve hizmet sağlayıcılarının dönemsel yükümlülüğüdür.”

Bu fark, görev dağılımını ve veri hazırlama süresini doğrudan etkiler. İşletme, önce kayıt yükümlülüğünü, sonra aylık bildirim kapsamını ayrı ayrı kontrol etmelidir.

ETBİS kayıt yükümlülüğünün ayrıntıları için ETBİS'e kimler kayıt olmak zorunda? başlıklı rehberdeki ayrımı inceleyebilirsiniz.

Ödeme ve elektronik para kuruluşları hangi verileri bildirir?

Ödeme ve elektronik para kuruluşları, elektronik ticaret işlemlerindeki ödeme hareketlerine ilişkin mevzuatta istenen istatistikleri bildirir.

Bu bildirim, genellikle tek tek tüketicilerin kart bilgilerini veya ödeme güvenliği açısından hassas verilerini aktarmak anlamına gelmez. Amaç, elektronik ticaret hacminin ve ödeme akışlarının toplulaştırılmış biçimde izlenmesidir.

Kuruluşun veri ambarında işlem tarihi, işlem tutarı, işlem sonucu, ödeme yöntemi ve elektronik ticaret işlemiyle ilişkili diğer alanlar bulunabilir. Ancak hangi alanların gönderileceği, ilgili bildirim formu ve Bakanlık talimatına göre belirlenmelidir.

Ödeme kuruluşu, satıcının kendi muhasebe kayıtlarıyla birebir aynı raporu hazırlamak zorunda değildir. Onun temel kaynağı, kendi sisteminden geçen ve elektronik ticaret olarak sınıflandırılan işlemlerdir.

Örneğin bir ödeme kuruluşu aynı ay içinde fiziksel mağaza, abonelik ve internet satışı işlemlerini işleyebilir. Elektronik ticaret kapsamına giren işlemler, diğer işlem türlerinden ayrıştırılmalıdır.

Bu ayrıştırma yapılamıyorsa önce işlem sınıflandırma kuralları yazılı hâle getirilmelidir. Kanal bilgisi olmayan işlemler, rapora rastgele eklenmemeli veya otomatik olarak dışarıda bırakılmamalıdır.

Bildirim hazırlayan ekip, işlem iptallerini, iadeleri ve başarısız ödemeleri aynı kategoriye koymamalıdır. Her tutarın hangi döneme ve hangi işlem durumuna göre raporlandığı kayıt altına alınmalıdır.

Kargo ve lojistik şirketleri ETBİS bildirimini nasıl hazırlar?

Kargo ve lojistik işletmeleri, elektronik ticaret siparişlerinin taşıma süreçlerine ilişkin sahip oldukları verileri dönemsel bildirim kapsamında değerlendirir.

Kargo şirketinin temel veri kaynağı, satıcının sipariş ekranı değil, kendi taşıma ve teslimat sistemidir. Gönderi kabulü, dağıtıma çıkış, teslim, iade ve teslim edilememe gibi durumlar bu sistemde bulunabilir.

Bu nedenle kargo verisi, satıcının satış raporundan farklı görünebilir. Satıcı 500 sipariş oluşturmuş olabilir; kargo şirketi aynı ay içinde önceki dönem siparişlerinin teslimatlarını da raporlayabilir.

Rapor dönemi belirlenirken sipariş tarihi, kargoya teslim tarihi ve nihai teslim tarihi birbirine karıştırılmamalıdır. Hangi tarihin esas alınacağı, ilgili bildirim düzenindeki alan açıklamasından kontrol edilmelidir.

Örneğin 31 Mart’ta oluşturulan ve 2 Nisan’da teslim edilen sipariş, farklı istatistik başlıklarında farklı aylarda görünebilir. Bu nedenle yalnızca teslimat tarihine bakarak sipariş toplamı çıkarılmamalıdır.

Kargo şirketi, aynı gönderi için birden fazla barkod veya aktarma kaydı oluşturuyorsa mükerrer sayım kontrolü yapmalıdır. İade gönderilerinin yeni satış siparişi gibi sayılması da toplamları bozabilir.

Bu veriler, e-ticaret işletmelerinin teslimat beyanlarıyla da ilişkilidir. Satıcıların teslimat sürelerini nasıl yazması gerektiği için E-ticarette teslimat süresi nasıl yazılmalı? rehberine bakabilirsiniz.

E-ticaret altyapı sağlayıcısının aylık bildirim sorumluluğu var mı?

E-ticaret altyapı sağlayıcısının aylık bildirim sorumluluğu, yalnızca yazılım sunup sunmadığına değil, elektronik ticaret verilerindeki fiilî rolüne göre incelenir.

Bir altyapı şirketi sadece mağaza teması, sunucu veya yazılım lisansı sağlıyorsa satıcı adına tüm ticari faaliyeti yürütmeyebilir. Buna karşılık sipariş, sözleşme ve işlem istatistiklerini merkezi olarak tutuyor veya hizmet modeli içinde yönetiyorsa değerlendirme değişebilir.

Burada sözleşme metni tek başına yeterli değildir. Sistemin hangi verileri tuttuğu, kimin adına tuttuğu, raporları kimin ürettiği ve Bakanlık ekranına hangi aktörün eriştiği birlikte incelenmelidir.

Örneğin 300 farklı markaya altyapı sağlayan bir şirket, yalnızca teknik barındırma hizmeti sunabilir. Başka bir şirket ise sipariş akışını, elektronik sözleşmeyi, ödeme yönlendirmesini ve raporlamayı kendi panelinden yönetebilir.

İkinci modelde bildirim kapsamı açısından daha ayrıntılı bir hukuki ve operasyonel inceleme gerekir. “Altyapı sağlayıcısı” ifadesi, her şirket için aynı sonucu otomatik olarak doğurmaz.

Altyapı firması yükümlü değilse bile müşterilerine veri ihracı ve rapor üretme imkânı sunmalıdır. Çünkü satıcı, ödeme ve kargo verilerini kendi muhasebe ve müşteri hizmetleri süreçlerinde kullanır.

Platform seçimi yaparken yalnızca fiyatı karşılaştırmak yerine sipariş verisinin kimde tutulduğunu da inceleyin. Bu konuda İkas mı T-Soft mu? E-Ticaret Platform Karşılaştırması yazısındaki veri ve operasyon başlıkları yardımcı olabilir.

Normal bir e-ticaret satıcısı her ay bildirim yapmak zorunda mı?

Normal bir e-ticaret satıcısı, yalnızca kendi sitesinden satış yaptığı için otomatik olarak ETBİS aylık bildirimi yapan aktör hâline gelmez.

Satıcının sorumluluğu; ETBİS kaydı, ön bilgilendirme, mesafeli sözleşme, ticari ileti, kişisel veri ve tüketici mevzuatı bakımından ayrıca değerlendirilir. Aylık bildirim ise farklı bir başlıktır.

Ancak satıcı aynı zamanda pazaryeri işletiyor, ödeme hizmeti sunuyor veya başka işletmelerin sipariş akışını yönetiyorsa sıfatı değişebilir. Bu durumda yalnızca “online mağaza” tanımıyla karar verilmemelidir.

Satıcının kullanacağı kontrol listesi şu şekilde olabilir:

• Yalnızca kendi ürünlerimi mi satıyorum?
• Başka satıcıların ürünlerini listeleyen bir platform işletiyor muyum?
• Ödeme hizmetini kendim mi sunuyorum, yoksa lisanslı bir kuruluş mu kullanıyorum?
• Kargo ve teslimat verisi kendi sistemimde mi oluşuyor?
• Başka işletmelerin sipariş ve sözleşme istatistiklerini ben mi tutuyorum?
• ETBİS hesabımda aylık bildirim için tanımlanmış bir rol veya ekran var mı?

Bu soruların çoğuna “hayır” yanıtı veren klasik satıcı, öncelikle ETBİS kayıt yükümlülüğünü incelemelidir. Aylık bildirim yükümlülüğü ayrıca doğmuyorsa satıcı adına aylık istatistik gönderilmez.

Satış kanalının maliyet ve sorumluluk farklarını görmek için Trendyol'da Satış mı, Kendi Siteniz mi? karşılaştırmasını inceleyebilirsiniz.

ETBİS aylık bildirimi hangi dönem verileriyle hazırlanır?

ETBİS aylık bildirimi, ilgili ayda oluşan ve bildirim formunun tanımladığı işlem türlerine ait verilerle hazırlanır.

Buradaki kritik nokta, “aylık” kelimesinin her veri alanı için aynı tarihi ifade etmemesidir. Sipariş tarihi, ödeme tarihi, sözleşme tarihi ve teslim tarihi farklı olabilir.

Bildirim hazırlayan şirket, önce rapor dönemini yazılı bir veri sözlüğüyle tanımlamalıdır. Her alanın başlangıç ve bitiş tarihi, işlem durumu ve dahil edilme kuralı burada yer almalıdır.

Örneğin ocak ayı raporunda, 31 Ocak’ta alınan fakat şubat ayında iptal edilen siparişin nasıl gösterileceği önceden belirlenmelidir. Sonradan yapılan manuel yorumlar, aynı verinin farklı aylarda sayılmasına yol açabilir.

Pratik bir hazırlık süreci şu sırayla kurulabilir:

1. Bildirim kapsamındaki tüzel kişiliği ve hizmet rolünü belirleyin.
2. İlgili ayın sipariş, ödeme, sözleşme ve gönderi kayıtlarını ayırın.
3. İptal, iade, başarısız işlem ve mükerrer kayıtları sınıflandırın.
4. Toplamları muhasebe ve operasyon raporlarıyla karşılaştırın.
5. ETBİS ekranındaki alan açıklamalarına göre bildirimi gönderin.
6. Gönderim ekranını, rapor dosyasını ve düzeltme kayıtlarını saklayın.

Mevzuatta veya Bakanlık ekranında belirtilen güncel takvim esas alınmalıdır. Sabit bir son gün varsaymak yerine her ay resmi bildirim ekranı ve duyurular kontrol edilmelidir.

ETBİS aylık bildiriminde veriler nasıl kontrol edilir?

ETBİS aylık bildirimindeki veriler, en az iki bağımsız sistemle karşılaştırılarak kontrol edilmelidir.

Ödeme kuruluşu için işlem raporu ile muhasebe toplamı; kargo işletmesi için gönderi raporu ile operasyon kayıtları; platform için sipariş raporu ile sözleşme kayıtları karşılaştırılabilir.

Bu karşılaştırma her zaman birebir aynı sonuç vermeyebilir. İade, komisyon, kısmi ödeme, çoklu gönderi ve sipariş bölünmesi farklı sistemlerde farklı satır sayıları oluşturabilir.

Önemli olan farkı yok saymak değil, farkın nedenini kayda almaktır. 1.000 sipariş ile 1.040 gönderi arasındaki fark, her zaman veri hatası anlamına gelmez.

Kontrol tablosunda en az şu alanlar bulunmalıdır: rapor dönemi, veri kaynağı, toplam kayıt, toplam tutar, iptal sayısı, iade sayısı, mükerrer kayıt sayısı ve açıklanan fark.

Aylık bildirimi hazırlayan ekip, dosyanın son hâlini gönderimden önce kilitlemelidir. Sonradan değişen siparişler için ayrı bir düzeltme prosedürü oluşturulması daha güvenlidir.

Görsel veya ürün verisi gibi farklı içerik süreçlerinde de kayıt kökenini belirtmek önemlidir. Örneğin yapay zekâ ile hazırlanan görsellerde metadata takibi için AI ürün görseline IPTC etiketi nasıl eklenir? rehberindeki kayıt yaklaşımı incelenebilir.

Bu yöntem, ETBİS bildiriminde zorunlu olmayan alanları eklemek için kullanılmamalıdır. Sadece Bakanlığın istediği veri alanları rapora dahil edilmelidir.

ETBİS aylık bildiriminde en sık hangi hatalar yapılır?

ETBİS aylık bildirimindeki en sık hatalar, yanlış aktörün sorumlu kabul edilmesi ve farklı tarihlerin tek dönem gibi değerlendirilmesidir.

İlk hata, satıcının pazaryerinin veya ödeme kuruluşunun bildirim sorumluluğunu kendi üzerine almasıdır. Satıcı kendi satış kaydını tutabilir; bu durum onu ödeme kuruluşu veya kargo işletmesi yapmaz.

İkinci hata, pazaryeri siparişleriyle kendi site siparişlerinin ayrıştırılmamasıdır. Aynı sipariş, ödeme ve kargo sistemlerinde farklı referans numaralarıyla görünebilir.

Üçüncü hata, iptal ve iadelerin işlem türü belirtilmeden toplamdan düşülmesidir. Rapor formu işlem adedini, tutarı veya durum bilgisini ayrı istiyorsa her alan kendi kuralına göre hesaplanmalıdır.

Dördüncü hata, altyapı sağlayıcısının teknik erişimini hukuki sorumlulukla karıştırmaktır. Paneli yöneten çalışan ile bildirimden sorumlu tüzel kişi aynı olmayabilir.

Beşinci hata, gönderim kanıtının saklanmamasıdır. Bildirim ekranı, kullanılan dosya, onay bilgisi ve düzeltme yazışmaları şirketin iç kayıtlarında korunmalıdır.

Bildirimde hata fark edilirse önce hatanın kaynağı belirlenmelidir. Yanlış döneme ait veri mi kullanıldı, yoksa doğru dönemde sınıflandırma mı hatalı yapıldı, bu ayrım önemlidir.

Düzeltme yöntemi, ETBİS ekranındaki güncel işlevler ve Bakanlığın talimatları izlenerek uygulanmalıdır. Resmî sistemde bulunmayan bir yöntemi varsayarak ikinci kez rastgele bildirim gönderilmemelidir.

ETBİS aylık bildiriminden önce hangi kontrol yapılmalıdır?

ETBİS aylık bildiriminden önce şirketin rolü, veri dönemi, kaynak sistemleri ve gönderim kaydı birlikte kontrol edilmelidir.

Önce bildirimi yapacak tüzel kişi belirlenir. Marka adı, mağaza adı ve teknik platform adı farklıysa bildirimde hangi şirketin sorumlu olduğu açıkça yazılı hâle getirilmelidir.

Sonra veri kapsamı kontrol edilir. Sadece elektronik ticaret işlemlerine ait kayıtlar ayrılmalı; fiziksel mağaza, bayi veya başka kanallara ait işlemler yanlışlıkla toplama eklenmemelidir.

Üçüncü aşamada dönem kontrolü yapılır. Sipariş, ödeme, sözleşme ve teslimat tarihlerinin formdaki karşılığı incelenir. Tarih alanı belirsizse ilgili resmî açıklama veya destek kanalı kullanılmalıdır.

Dördüncü aşamada mutabakat yapılır. Toplam kayıt ve tutarlar, muhasebe, ödeme, operasyon veya kargo raporlarıyla karşılaştırılır. Açıklanamayan fark varsa gönderim ertelenmeden önce neden araştırılır.

Beşinci aşamada yetki kontrolü yapılır. ETBİS hesabına erişen kişinin şirket içindeki görevi, gönderim yetkisi ve onay süreci belirlenmelidir.

Son aşamada kanıt dosyası oluşturulur. Bu dosyada rapor dönemi, veri kaynağı, hesaplama yöntemi, gönderim tarihi, ekran çıktısı ve varsa düzeltme açıklaması bulunabilir.

Şirket bu kontrolleri her ay aynı sırayla uygularsa kişiye bağlı manuel işlem azalır. Buna rağmen hukuki kapsam değişebileceği için güncel Bakanlık açıklamaları düzenli olarak izlenmelidir.