E-ticarette kampanya arşivi nasıl tutulur?

E-ticarette kampanya arşivi; her kampanyanın fiyat, indirim, süre, stok, reklam ve onay kayıtlarını tarih bazlı saklayarak tutulur.

Bu arşiv, yalnızca eski görselleri depolayan bir klasör değildir. Kampanyanın hangi tarihte başladığını, hangi üründe uygulandığını ve tüketiciye ne gösterildiğini kanıtlar.

Yeni reklam düzenlemeleriyle indirim geçmişi, yorum doğrulama ve şikâyet yanıt süreçleri birlikte izlenmesi gereken başlıklar haline geldi. Bu nedenle arşiv, pazarlama ekibinden bağımsız düşünülmemelidir.

Kampanya arşivinde hangi bilgiler bulunmalıdır?

Kampanya arşivinde ürün, fiyat, indirim, tarih, stok, kanal ve onay bilgileri birlikte bulunmalıdır.

Her kayıt için benzersiz bir kampanya kodu oluşturun. Örneğin “2026-BF-001” kodu, kampanya adından daha güvenilir bir takip anahtarıdır. Aynı kodu dosyalarda, reklam platformlarında ve raporlarda kullanın.

Arşive kampanya başlangıç ve bitiş tarihini saat bilgisiyle ekleyin. Türkiye’de kullanılan saat dilimini ayrıca belirtin. “Ay sonuna kadar” gibi ifadeler yerine kesin tarih ve saat kullanın.

Ürün bazında eski fiyatı, kampanya fiyatını, indirim oranını ve uygulama koşulunu kaydedin. Kargo, kupon, sepet alt limiti veya üyelik şartı varsa aynı kayıtta gösterin.

Kampanyanın hangi satış kanalında yayınlandığı da yazılmalıdır. Kendi siteniz, pazaryeri, Google Ads, Meta veya e-posta kanalı için ayrı kayıt tutulabilir. Çünkü aynı teklif kanallara göre değişebilir.

Stok adedi, varyant bilgisi ve kampanya sırasında yapılan fiyat değişiklikleri de arşivlenmelidir. Sınırlı stok iddiası kullanılıyorsa, bu iddiayı destekleyen stok raporu ayrıca saklanmalıdır.

İndirim öncesi fiyat nasıl belgelenir?

İndirim öncesi fiyat, kampanya başlamadan önceki ürün fiyatını zaman damgalı kayıtlarla belgelenmelidir.

Tek bir ekran görüntüsü yeterli olmayabilir. Ürün kodu, fiyat, para birimi, tarih, saat ve satış kanalını birlikte gösteren kayıt alın. Ekran görüntüsünün yanında sistem raporunu da saklayın.

Fiyat geçmişini günlük veya fiyat değişikliği gerçekleştiğinde dışa aktarın. Yoğun kampanya dönemlerinde saatlik kayıt daha uygun olabilir. Hangi sıklığın kullanılacağı, fiyat değişim yoğunluğuna göre belirlenmelidir.

İndirim oranını hesaplayan formülü açıkça yazın: “Eski fiyat eksi yeni fiyat, eski fiyata bölünür ve yüzle çarpılır.” Yuvarlama yapılıyorsa, kullanılan basamak sayısı raporda belirtilmelidir.

Yanlış: “%50’ye varan indirim” ifadesini bütün ürünlerde yüzde 50 indirim varmış gibi kullanmak. Doğru: Yüzde 50 indirimin uygulandığı ürünleri, ürün kodlarıyla birlikte ayrı listelemek.

Fiyatın farklı müşteri gruplarında değiştiği durumlarda kayıtları ayırın. Üyeye özel, kuponlu veya mobil uygulamaya özel fiyatlar genel fiyatla aynı arşiv dosyasına gelişigüzel eklenmemelidir.

Fiyat geçmişi için e-ticarette fiyat artışına hangi ceza verilir başlıklı rehberdeki kontrol noktaları da kullanılabilir. Buradaki amaç ceza ezberlemek değil, fiyat değişikliğini açıklayabilmektir.

Kampanya reklamları ve görselleri nasıl saklanır?

Kampanya reklamları, yayına çıkan son sürüm ve değişiklik geçmişiyle birlikte saklanmalıdır.

Her reklam için metin, başlık, açıklama, görsel, video, bağlantı ve çağrı butonunu arşivleyin. Reklam platformundaki taslak sürüm ile gerçekten yayınlanan sürüm aynı olmayabilir.

Dosya adlarında kampanya kodu, kanal, format ve tarih kullanın. “Kampanya-son-final2.jpg” yerine “2026-BF-001-meta-story-2026-11-20.png” gibi bir adlandırma tercih edin.

Görsellerdeki fiyat, indirim oranı, stok ifadesi ve tarih bilgisinin ürün sayfasıyla eşleştiğini kontrol edin. Reklamda eski fiyat varken açılış sayfasında yeni bir fiyat bulunması, arşivde ayrıca açıklanmalıdır.

Reklam platformlarından alınan yayın raporlarını da indirin. Raporlarda reklam kimliği, yayın başlangıcı, bitişi, hedefleme ayarı ve harcama bilgisi bulunabilir. Bu verilerin tamamı her kampanyada zorunlu olmayabilir; ancak ilgili olanlar korunmalıdır.

Dinamik reklamlar için yalnızca şablonu saklamak yeterli değildir. Ürün kataloğu, fiyat akışı ve reklamın hangi tarihte hangi ürünle eşleştiği de kaydedilmelidir.

Bir kampanya görseli sonradan değiştirildiyse eski sürümü silmeyin. İlk sürümü “yayından kaldırıldı” etiketiyle koruyun. Değişikliğin nedeni ve onaylayan kişi, sürüm geçmişine eklenmelidir.

Kampanya onay süreci nasıl kurulmalıdır?

Kampanya onay süreci, yayından önce fiyatı, koşulları, stok bilgisini ve reklam metnini kontrol eden yazılı bir akışla kurulmalıdır.

Onay akışını en az üç aşamaya ayırın: ticari kontrol, içerik kontrolü ve teknik yayın kontrolü. Ticari kontrolde fiyat ve marj; içerik kontrolünde iddialar ve koşullar; teknik kontrolde bağlantılar incelenir.

Her kontrolde sorumlu kişinin adı, tarih, saat ve sonucu yazılmalıdır. “Tamam” ifadesi yerine kontrol edilen alanları belirten bir kayıt kullanın. Örneğin “fiyat eşleşti, stok doğrulandı, koşullar görünür” gibi.

Kampanya yayınlandıktan sonra ikinci bir kontrol yapın. Reklamın gerçekten doğru sayfaya gittiğini, mobil görünümde fiyatın kesilmediğini ve kupon şartlarının çalıştığını test edin.

Onay kayıtları e-posta zincirlerinde dağınık bırakılmamalıdır. E-postalar gerektiğinde PDF olarak arşivlenebilir. Daha iyi yöntem, kampanya koduna bağlı tek bir kayıt ekranı oluşturmaktır.

Acil kampanyalar için onay adımlarını kaldırmayın. Süreyi kısaltmak gerekiyorsa, kontrol listesini daraltın ve sonradan tamamlanacak işleri açıkça işaretleyin. Sözlü onay tek başına arşiv kanıtı oluşturmaz.

• Kampanya kodu ve ürün listesi oluşturuldu.
• İndirim öncesi fiyat kayıt altına alındı.
• Kampanya fiyatı ve indirim hesabı kontrol edildi.
• Başlangıç, bitiş ve saat bilgisi yazıldı.
• Stok veya sınırlı süre iddiası doğrulandı.
• Reklam metni ve görselin son sürümü eklendi.
• Açılış sayfası, mobil görünüm ve bağlantı test edildi.
• Onaylayan kişiler ile kontrol zamanı kaydedildi.

Yorum doğrulama kayıtları kampanya arşivine nasıl eklenir?

Yorum doğrulama kayıtları, yorumun hangi sipariş veya işlemle ilişkilendirildiğini gösterecek şekilde kampanya arşivine eklenmelidir.

Ürün yorumlarının kampanya performansını etkilediği durumlarda yorum kaynağını ayrıca izleyin. Yorumun doğrulanmış alışverişe, davetli değerlendirmeye veya başka bir kanala ait olduğu sistemde belirtilmelidir.

Yorum metnini değiştirmeden saklayın. Yorum yayınlama tarihi, ürün kodu, sipariş bağlantısı ve varsa moderasyon nedeni ayrı alanlarda tutulmalıdır. Kişisel verileri gereksiz şekilde arşivlemeyin.

Olumsuz yorumların gizlenmesi veya olumlu yorumların öne çıkarılması gibi işlemler için ölçüt belirleyin. Aynı ölçüt bütün yorumlara uygulanmıyorsa, süreç tarafsız görünmeyebilir.

Yorumların kampanya reklamında kullanıldığı durumlarda, reklamda kullanılan yorum ile kaynak sayfadaki yorumun aynı olduğunu kontrol edin. Kısaltma yapıldıysa, kısaltma yöntemi ve bağlam kaybı ayrıca incelenmelidir.

Bu süreç için e-ticarette ürün yorumları yeni kurala göre nasıl gösterilir rehberindeki doğrulama ve gösterim adımlarını uygulayabilirsiniz.

Yorum arşivi kampanya bittiğinde silinmemelidir. Çünkü kampanyanın tüketici algısına etkisi, satış döneminden sonra gelen yorumlarla birlikte değerlendirilebilir.

Şikâyet ve müşteri yanıtları nasıl arşivlenir?

Şikâyet ve müşteri yanıtları, başvuru tarihi, kanal, konu, verilen cevap ve sonuç bilgileriyle kampanya kaydına bağlanmalıdır.

Bir kampanya sırasında aynı konuda çok sayıda şikâyet geliyorsa, her başvuruyu ayrı kayıtlayın. Ardından ortak nedeni ayrıca sınıflandırın. Fiyat uyuşmazlığı, stok yetersizliği, teslimat gecikmesi ve kupon hatası farklı kategoriler olmalıdır.

Yanıt metninin ilk ve son sürümünü saklayın. Müşteriye verilen cevap sonradan değiştirildiyse, değişiklik nedeni ve onaylayan kişi yazılmalıdır. Telefon görüşmeleri için tarih, süre ve görüşme özeti eklenebilir.

Şikâyet yanıtlarında kampanya koşullarına atıf yapılmışsa, kullanılan koşul metnini arşivden kolayca açabilmek gerekir. Bu nedenle yanıt kaydına kampanya kodu veya belge bağlantısı ekleyin.

Şikâyetlerin tamamını reklam performansından ayrı değerlendirmeyin. Aynı reklam, çok sayıda müşteriyi yanlış koşula yönlendiriyorsa sorun yalnızca müşteri hizmetlerinde değildir.

Örneğin kuponun yalnızca belirli ürünlerde geçerli olduğu reklamda görünmüyorsa, gelen şikâyetlerin nedeni açıklanabilir. Ancak çözüm, yalnızca yanıt metnini değiştirmek değil, reklam ve ürün sayfasını da düzeltmektir.

Kampanya arşivinde kişisel verileri sınırlayın. Adres, telefon ve ödeme bilgilerini gereksiz yere tutmayın. Şikâyet analizine yeten bilgiyi koruyun, fazlasını anonimleştirin veya erişimi kısıtlayın.

Arşiv hangi klasör yapısıyla düzenlenmelidir?

Arşiv, yıl, kampanya kodu ve kanal sırasını izleyen standart bir klasör yapısıyla düzenlenmelidir.

Basit bir yapı şu şekilde kurulabilir: “2026 / 2026-BF-001 / 01-planlama, 02-fiyat, 03-reklam, 04-onay, 05-yorum, 06-şikâyet, 07-rapor”. Her kampanyada aynı klasör adlarını kullanın.

Dosya adlarında Türkçe karakter, belirsiz kısaltma ve “son” gibi ifadelerden kaçının. Sürüm numarası kullanın: “2026-BF-001-urun-123-fiyat-v03.xlsx”. Böylece eski kayıtların üzerine yazılması engellenir.

Arşivin ana dizininde kampanya özeti bulunmalıdır. Bu özet; kampanya kodu, sorumlu ekip, tarih aralığı, ürün sayısı, kanal, onay durumu ve kapanış tarihini göstermelidir.

Dosyaları yalnızca tek bilgisayarda saklamak güvenli değildir. Kurumsal erişim yetkisi bulunan merkezi bir depolama alanı kullanın. Yetkileri görev bazında ayırın ve indirme veya silme kayıtlarını izleyin.

Arşivde değişiklik yapıldığında önceki sürüm korunmalıdır. Değişmez kayıt mantığı için tarih damgası, dosya sürümü veya sistem logu kullanılabilir. Kullanılan yöntemin kurum içinde yazılı olması önemlidir.

Arşivleme süresini kurumun hukuki ve operasyonel ihtiyaçlarına göre belirleyin. Saklama süresi için varsayım yapmayın; hukuk, muhasebe ve bilgi güvenliği ekiplerinin görüşünü aynı prosedüre bağlayın.

Kampanya arşivi nasıl denetlenir?

Kampanya arşivi, kampanya kapanışından sonra kayıtların eksiksizliği, tutarlılığı ve erişilebilirliği test edilerek denetlenir.

Denetimi yalnızca dosya varlığıyla sınırlamayın. Reklamdaki fiyatı ürün sayfasıyla, ürün sayfasındaki koşulu onay kaydıyla ve şikâyet yanıtını kampanya şartıyla karşılaştırın.

Her kampanyadan sonra örneklem yöntemi uygulayabilirsiniz. Örneğin ürünlerin bir bölümünü seçip fiyat, stok, görsel ve bağlantı kayıtlarını karşılaştırın. Örneklem oranını işletme büyüklüğünüze göre yazılı belirleyin.

Denetim sonucunda üç durum kullanın: uygun, düzeltme gerekli ve kanıt eksik. “Kanıt eksik” durumunda kampanya doğru uygulanmış olsa bile arşiv zayıf kabul edilmelidir.

Bir kampanya kaydının üç dakikadan kısa sürede bulunup bulunmadığını test edin. Bu süre yasal bir zorunluluk olarak değil, operasyonel erişim ölçütü olarak kullanılabilir. Kayıt bulunamıyorsa klasör yapısını iyileştirin.

Arşiv denetimini kampanya bitiminden uzun süre sonra yapmayın. Fiyat ve reklam kayıtları yeni kampanyaların altında kaybolabilir. Kapanıştan hemen sonra yapılan kontrol, eksik belgeyi tamamlamayı kolaylaştırır.

1. Kampanya koduyla ana kaydı açın.
2. Fiyat ve indirim belgelerini ürün sayfasıyla karşılaştırın.
3. Reklamın son sürümünü yayın raporuyla eşleştirin.
4. Onay, yorum ve şikâyet kayıtlarının bağlantısını test edin.
5. Eksikleri “düzeltme gerekli” etiketiyle sorumluya atayın.
6. Kapanış tarihini ve denetim sonucunu arşive ekleyin.

Hangi arşiv yöntemi hangi işletme için uygundur?

Uygun arşiv yöntemi, kampanya sayısı, ürün çeşidi, satış kanalı ve ekip büyüklüğüne göre seçilmelidir.

Az ürünlü ve düşük kampanya frekanslı işletmeler, standart klasör yapısı ve merkezi tabloyla başlayabilir. Her satır bir kampanyayı, her sütun ise tarih, fiyat, kanal ve onay bilgisini göstermelidir.

Ürün ve kampanya sayısı arttığında tablo tek başına yetersiz kalabilir. Bu durumda ürün bilgi sistemi, fiyat geçmişi, reklam platformu ve müşteri hizmetleri kayıtlarını kampanya koduyla ilişkilendiren bir yapı gerekir.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, kampanya kodu ana bağlantı noktası olmalıdır. Kampanya kodu yoksa reklam, fiyat, yorum ve şikâyet kayıtlarını sonradan eşleştirmek zorlaşır.

Arşiv sistemi işe yaramıyorsa genellikle sorun araçtan değil, standart eksikliğinden kaynaklanır. Aynı ekip farklı dosya adları ve farklı tarih biçimleri kullanıyorsa en gelişmiş sistem bile dağınık sonuç verir.

İkas mı T-Soft mu? gibi platform karşılaştırmalarında yalnızca mağaza özelliklerine bakmayın. Kampanya, fiyat geçmişi ve ürün verisi dışa aktarımının nasıl yapılacağını da değerlendirin.